Chi decide di aprire una startup sa benissimo che spesso fondi e tempistiche sono molto strette ed è per questo che spesso si può pensare di esternalizzare compiti che richiedono competenze altamente specializzate o professionalità di un determinato tipo. In questo modo tante startup affidano parte delle funzionalità aziendali ad altre imprese.
Non tutte le funzioni dell’organizzazione aziendale sono esternalizzabili, e quindi alcune attività devono rimanere interne. Per determinare quando è opportuno fare outsourcing, bisognerebbe porsi alcune domande programmatiche sulla gestione del tempo, delle risorse e delle competenze, e se le risposte indicano uno spreco di denaro ed energie, allora l’outsourcing può diventare conveniente.
I vantaggi dell’outsourcing
Il vantaggio più evidente dell’outsourcing è sicuramente il risparmio di tempo. Molte attività richiedono molte ore di lavoro e competenze specifiche, il che rende l’outsourcing una soluzione ideale per risparmiare tempo e concentrarsi sulle attività più importanti. Inoltre, ciò permette di risparmiare denaro poiché esternalizzando funzioni specifiche dell’azienda non sarà necessario:
- Acquisire e fare manutenzione a macchinari, software e hardware;
- Formare il personale già esistente;
- Acquisire nuove professionalità dedicate nel team.
In secondo luogo, l’outsourcing ti permette di dedicare più tempo alle attività importanti, riducendo il lavoro superfluo che può essere facilmente svolto da qualcun altro. Nonostante questo, è importante valutare attentamente il rapporto costo-beneficio dell’outsourcing rispetto all’internalizzazione.
Come abbiamo visto l’outsourcing offre numerosi vantaggi per le aziende, tra cui un aumento dell’efficienza grazie all’esperienza accumulata dal soggetto esterno scelto. Inoltre, permette di risparmiare sulle infrastrutture e di acquisire risorse con competenze specifiche per migliorare i processi aziendali.
L’utilizzo dell’outsourcing può aiutare, anche a trovare i migliori esperti sul mercato senza doverli formare. Tutto questo coincide con la possibilità di offrire servizi più rapidamente, migliorando la velocità dell’offerta e aumentando il valore di mercato della startup. Infine, l’outsourcing implementa anche il risk management, fornendo una risposta rapida in caso di incidenti e migliorando il processo di recupero.
Quando conviene l’outsourcing?
Esistono delle sono attività all’interno della pratica aziendale di una startup in cui l’outsourcing può rappresentare una grande opportunità per il successo futuro dell’azienda. Tra le principali cause di fallimento delle startup c’è la scelta sbagliata del team: selezionare le figure professionali più adatte richiede tempo e attenzione, ed è un momento tanto delicato quanto fondamentale. In questo caso, un responsabile delle risorse umane esterno potrebbe aiutare l’imprenditore a concentrarsi sul business.
Anche gli aspetti legali come la stipula dei contratti e l’approfondimento delle varie clausole richiedono competenze e tempo che non tutti gli imprenditori possiedono e che spesso non è conveniente avere all’interno del proprio team. Invece di assumere un gruppo di legali in pianta stabile in azienda, è molto più conveniente ricorrere all’outsourcing.
È bene precisare che l’outsourcing può rappresentare sia una salvezza che una rovina dal punto di vista economico. Da una parte, ti libera dai costi fissi che comportano un dipendente, dall’altra ti espone a rischi non indifferenti. Quindi, è importante valutare quale tra outsourcing e internalizzazione è la strada con il rapporto costo/beneficio più alto, e quanto quell’attività è centrale per il tuo progetto. Lo stesso discorso vale per la creazione e lo sviluppo dei software e per le attività di marketing. La brandizzazione di un’azienda e tutto ciò che comporta richiedono necessariamente tempo e risorse che possono essere forniti dall’esterno.
Quali sono i settori dove conviene puntare sull’outsourcing?
Non tutti i campi possono essere esternalizzati ed è per questo che per essere davvero conveniente è giusto che chi abbia una startup capisca in modo generale quali sono i settori dove è più possibile (rispetto ad altri) puntare sull’esternalizzazione.
Nello specifico questi settori sono:
- La gestione delle risorse umane;
- La contabilità;
- Gli aspetti legali;
- L’inserimento e l’elaborazione dei dati;
- Il digital marketing;
- Lo sviluppo software.
Queste sono solo alcune delle attività che possono essere affrontate in modo esterno all’azienda. Impegnarsi in queste attività può distrarre il team dai compiti principali che portano alla crescita necessaria al mantenimento della spinta creativa.
L’outsourcing può essere una soluzione per liberare il tempo della squadra e concentrarsi sulla crescita della startup. Ad esempio, la gestione delle risorse umane può essere esternalizzata ad un professionista esperto, che si occuperà di trovare i collaboratori adatti alla tua azienda. Inoltre, la contabilità e le questioni legali possono essere affidate ad un commercialista e ad un avvocato esterno, risparmiando così tempo prezioso.
Anche l’inserimento ed elaborazione dei dati può essere facilmente esternalizzato, poiché richiede tempo e attenzione. Infine, il digital marketing e lo sviluppo software possono essere esternalizzati, purché quest’ultimo non sia la funzionalità chiave della tua startup. In sintesi, l’outsourcing è un modo efficace per far crescere la tua startup, in quanto ti consente di concentrarti sui compiti principali dell’azienda e di affidare ad esperti esterni altre attività aziendali.
Quali sono i punti chiave da considerare prima dell’outsourcing
Prima di esternalizzare e affidare parte del proprio budget ad un’azienda esterna che potrebbe compromettere le possibilità aziendali è bene che chi ha una startup si faccia alcune domande significative, solo in questo modo è possibile trovare il giusto partner alle giuste condizioni e risparmiare davvero soldi per la propria impresa. Per verificare l’affidabilità di un potenziale partner in outsourcing, è necessario investire del tempo nel controllo di alcuni elementi fondamentali.
È importante capire da quanti anni il fornitore è in attività e con quali risultati. Si deve prestare attenzione anche ai recenti dati finanziari, al numero dei dipendenti e alle eventuali testimonianze di altre aziende partner. Inoltre, è importante controllare che il fornitore possieda certificazioni ISO specifiche per il settore di riferimento oppure altre certificazioni equipollenti, rilasciate dagli enti competenti.
Per ottenere informazioni sul costo totale del ciclo di vita del prodotto/servizio, è fondamentale discutere con il fornitore in anticipo sui diversi tipi di costi nascosti come manutenzione, infrastruttura, formazione e transizione, che potrebbero aggiungere al conto finale. Per garantire la sicurezza dei dati aziendali gestiti dal fornitore, si deve scegliere un fornitore che prenda sul serio la privacy dei dati. Il fornitore di servizi di outsourcing dovrebbe garantire la sicurezza dei dati su due livelli. Innanzitutto, la sicurezza dell’infrastruttura, inclusi firewall, controlli di accesso, crittografia dei dati, ecc. In seconda battuta, la sicurezza dei dati sulle risorse umane, che prevede verifiche preliminari all’assunzione e firma di accordi di non divulgazione.
